Son bir yıldır işletmelerin önemli bir kısmı finansal zorluklar ve sıkıntılar yaşamaktadır. Birçok şirket bu dönemi daha az kayıpla geçirmek için dış finansman ve öz sermaye artışı gibi alternatifleri değerlendirmektedirler.

Tüm bu kritik kararların, zamanında ve doğru olarak verilebilmesi için (sadece zor dönemlerde değil her zaman için) şirketlerin güncel ve sürdürülebilir bir veri alt yapısının olmasını öneriyorum. Böyle bir yapı da şirketlerde ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımları ile sağlanmaktadır.

Şirketinizin tüm süreçlerinin veri alt yapısını oluşturmanın yanında ERP Sistemlerinin, diğer faydalarını üç ana grupta değerlendirebiliriz.

• Operasyonel (Maliyet azaltımı, süreç yönetimlerinde iyileşme, verimlilik)
• Yönetimsel (Etkin kaynak yönetimi ve karar destek sistemi, organizasyonel gelişim)
• Stratejik (Değişen şartlara hızlı uyum ve rekabetçi avantaj sağlama)

Günümüzde ERP sistemleri için yerli ve yabancı olmak üzere çok sayıda alternatif bulunmaktadır.

İDEAL ÇÖZÜM HANGİSİ?

Bu kadar çok alternatif ERP yazılımı içinden karar verirken, yatırım maliyetinin yanında işletme maliyeti (yıllık bakım, güncelleme maliyetleri) ve seçilen çözümün şirketinizin ihtiyaçlarını karşılaması ile program desteğinin sürdürülebilir olması gibi kriterlerin de değerlendirerek karar verilmesini tavsiye ediyorum.

Yatırım ve İşletme Maliyetleri

Yatırım maliyetini, seçilen yazılımın modülleri ve kullanıcı lisans sayıları etkilemektedir. Projenin, birkaç faza ayrılarak gerçekleştirilmesi ile modül lisans maliyetlerinin zamana yayılmasını sağlanabilirsiniz. Bu fazların kapsamları, aşağıda açıklanacak Kavramsal Tasarım Raporu çıktılarına göre planlanmalıdır.

Bazı programlar, yazılımda tanımlanacak kullanıcı sayısı üzerinden, bazıları ise programa aynı anda giriş yapacak kullanıcı sayısından lisanslama yapmaktadır. Buna göre, seçilecek yazılımın lisanslama politikası ve programı kullanacak personel sayınıza göre optimum kullanıcı sayınıza göre yatırım maliyetinizi belirlemelisiniz.

Yazılımların işletme maliyeti olarak iki önemli kalem öne çıkmaktadır:

• Yazılım lisans bedelinin üzerinden yıllık %10 - %25 arasında bakım maliyeti,
• Çözüm ortakları (bayi) tarafından verilen yıllık danışmanlık hizmet bedelleri

Yerli programlarda işletme maliyetleri Türk Lirası bazında olup, yabancı yazılımlarda döviz bazında olmaktadır.

Sürdürülebilir Bir Yazılım

Seçilen yazılımın dönemsel güncellemeler çıkarması, kamu tarafından istenen uygulamalara hızlı çözüm geliştirmesi ve çözüm ortaklarının kısıtlı olmaması sistemlerin sürdürülebilir olması açısından önemlidir. Bu güncellemelerin olmadığı ve destek imkanlarının kısıtlı olduğu yazılımları kullanan firmalar sıkıntılar yaşamaktadır.

Kavramsal Tasarım Raporu Çalışması

Yazılım seçimi sırasında diğer bir konu, işletmelerin uygulamalarına çözüm geliştirecek programın seçilmesidir. Bunun için yazılım firmalarına gitmeden önce şirketin tüm süreçlerinin analiz edilerek, seçilecek programın bir nevi mimari projesi olacak Kavramsal Tasarım Raporunun hazırlanması çok fayda sağlamaktadır. Bu raporda, tüm süreçlerin program üzerinde çalışma kuralları tanımlanmaktadır.

Satınalma şartnamesi olarak Kavramsal Tasarım Raporunun kullanılarak tekliflerin alınması ve alternatiflerin buna göre değerlendirilmesini tavsiye ediyorum. Bu uygulama ile proje ve / veya program kullanım aşamasında şartnamede tanımlandığı halde yapılamayan konulara karşı eliniz güçlü olacaktır.

Ayrıca, Kavramsal Tasarım Raporunu referans alarak proje uygulama aşamasındaki faaliyetlerin sonuçlarını değerlendirebilirsiniz.

ERP seçim aşamasında, yukarıdaki kriterlere göre her alternatifi değerlendirerek (hatta bir puanlama tablosu yaparak) şirketiniz için en ideal çözümü seçmenizi öneriyorum.

ERP Yatırımlarında Devlet Destekleri

Yazının giriş kısmında finansal sıkıntıların yanında ERP yatırımını önermek belki birbirleri ile çelişkili gözükse de ERP yatırımları için Ticaret Bakanlığı ve KOSGEB gibi kamu kurumları tarafından yürütülen Devlet Destekleri Programları ile hibe ve / veya düşük maliyetli finansman imkanları sağlanmaktadır. Bu finansman fırsatlarını değerlendirerek proje maliyetlerinizi azaltmanızı tavsiye ederim.